Qua báo cáo của các Công ty vận tải hành khách Hà Nội, Sài Gòn kiểm tra tại ga xuất phát, trên tàu thời gian qua phát hiện rất nhiều trường hợp CBCNV trong ngành đăng ký đi tàu bằng giấy đi tàu nội bộ nhưng không đi tàu, gây lãng phí chỗ trên tàu, giảm doanh thu và tạo điều kiện phát sinh tiêu cực trên các đoàn tàu. Để khắc phục tình trạng trên, ngày 12-12-2011 Tổng giám đốc ĐSVN có văn bản số 2610/ĐS-KDVT yêu cầu các đơn vị trong ngành thực hiện nghiêm các qui định hiện hành về việc cấp và quản lý giấy đi tàu nội bộ (Quyết định số 1653 QĐ/TCCB-LĐ ngày 10-12-2001), ngoài ra các đơn vị cấp và người được cấp giấy đi tàu nội bộ phải thực hiện nghiêm chỉnh các qui định sau đây:
Các cá nhân có trách nhiệm đăng ký đúng ga đi và ga đến theo hành trình của mình, đồng thời phải lên tàu trước giờ từ chạy ít nhất 10 phút đối với ga xuất phát.
Các cá nhân trong tiêu chuẩn quy định được cấp giấy đi tàu nội bộ của ĐSVN khi đã đăng ký chỗ đi tàu mà không đi tàu phải làm thủ tục trả chỗ cho nhà ga trước giờ tàu chạy ít nhất 4h00.
Người sử dụng giấy đi tàu muốn xuống một ga trước ga đã đăng ký trên giấy đi tàu phải báo cáo trưởng tàu và ký nhận vào sổ công tác của trưởng tàu. Trưởng tàu ghi thông tin các chỗ trên và phải thông báo cho ga thay đổi. Người sử dụng giấy đi tàu đi quá ga đến trên giấy đi tàu thì phải mua vé bổ sung và theo sắp xếp chỗ của trưởng tàu.
Tại ga có đăng ký chỗ lên tàu của giấy đi tàu (đối với ga xuất phát), 5 phút trước giờ tàu chạy nếu chỗ đã đăng ký không có người trên tàu thì được coi như không có người sử dụng; các ga phối hợp cùng trưởng tàu lập biên bản và báo cáo cấp trên.
Trên tàu, những chỗ đã đăng ký mà không có người sử dụng thì tổ công tác trên tàu lập biên bản và báo cáo cấp trên (thời điểm chậm nhất tổ công tác trên tàu phải kiểm tra phát hiện chỗ trống này là không quá 5 khu gian tính từ ga đi theo giấy đăng ký).
Chống lãng phí, tận thu: Để chống lãng phí phương tiện và tận thu cho ngành đối với các chỗ trống, các cung chặng trống được bán tận thu theo trình tự như sau:
Kiểm tra phát hiện tại ga: Ga lập biên bản thông báo cho trưởng tàu biết, đồng thời báo cáo số chỗ này lên phòng quản lý bán vé điện toán (phòng QLBVĐT) để lập phương án bán vé các chỗ trống này.
Kiểm tra trên tàu: Các tổ công tác trên tàu khi phát hiện các chỗ trống, các cung chặng trống thì phải kịp thời báo cáo (bằng bút tích) cho các ga có tác nghiệp hành khách gần nhất (tính từ khi phát hiện và lập biên bản).
Các ga sau khi nhận được báo cáo của tổ công tác trên tàu, kịp thời báo cáo lên các phòng QLBVĐT.
Các phòng QLBVĐT có trách nhiệm lập phương án bán vé các chỗ, cung chặng trống trên và đưa phương án này vào kho "Công cộng" để các đơn vị bán vé, theo nguyên tắc các chỗ lập thêm theo số toa + thêm một ký tự chữ cái.
Lưu ý: Các ga, các tổ công tác trên tàu đón và bố trí chỗ các hành khách có vé trên theo số toa bằng chữ số (VD: khách có vé trên xe 1A là hành khách được bố trí chỗ trên xe 1).
Từ ngày văn bản này có hiệu lực, qua kiểm tra nếu phát hiện trường hợp nào vi phạm quy định này thì bị xử lý như sau:
Đối với người được cấp giấy đi tàu: Trong 2 năm tiếp theo không được cấp giấy đi tàu nội bộ và phải bồi thường thiệt hại như đi tàu không đúng đối tượng theo khoản 3 điều 10 quyết định số 1653 QĐ/TCCB-LĐ ngày 10-12-2001 về quy định quản lý, cấp phát, sử dụng sai quy định đối với giấy đi tàu nội bộ.
Đối với Lãnh đạo đơn vị có người vi phạm:
- Các đơn vị hạch toán phụ thuộc, các đơn vị sự nghiệp, các công ty con do ĐSVN sở hữu 100% vốn điều lệ chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc ĐSVN và bị xử lý như khoản 1 và 2 điều 10 quyết định số 1653 QĐ-TCCB-LĐ ngày 10-12-2001 về quy định quản lý, cấp phát, sử dụng sai quy định đối với giấy đi tàu nội bộ.
- Các công ty TNHH 2 thành viên cổ phần do ĐS nắm giữ trên 50% vốn điều lệ và công ty do ĐSVN nắm giữ dưới 50% vốn điều lệ bị xử lý theo văn bản số 2951/ĐS-TCKT ngày 26-12-2008 về việc quản lý, cấp phát và sử dụng giấy đi tàu.
Trường hợp các tổ công tác trên tàu không phát hiện và kịp thời lập biên bản các chỗ trống trên, để các đoàn kiểm tra hay các đơn vị khác phát hiện ra thì các tổ công tác trên tàu phải bồi thường thiệt hại cho ngành ĐS bằng giá trị giá vé tương ứng với số chỗ đã được đăng ký.
Các công ty vận tải chỉ đạo các tổ công tác trên tàu, các ga tăng cường kiểm tra phát hiện trường hợp đã đăng ký chỗ trên tàu bằng giấy đi tàu nội bộ mà không đi tàu, lập biên bản báo cáo đơn vị và gửi về ĐSVN (qua Ban KDVT và Ban TCKT) để xử lý theo quy định.
Văn bản có hiệu lực từ 0h ngày 1-1-2012.